E-Arşiv Fatura Nedir?
E-Arşiv Fatura, faturaların 10 yıl boyunca saklanması gereken ikinci nüshalarının ve ilgili belgelerin elektronik ortamda oluşturulmasını ve muhafaza edilmesini; gerektiğinde elektronik olarak ibraz edilmesini sağlayan bir hizmettir. Faturanın birinci nüshasını da müşterinin istemesi halinde elektronik yolla iletilmesine imkan vermektedir.
2014 yılı cirosu 5 Milyon TL ve üzerinde olan e-ticaret siteleri, en geç 01.01.2016 tarihine kadar, e-Arşiv Uygulamasına geçmek zorundadır. Kapsama giren mükelleflerin belirlenen tarihten önce e-Fatura ve e-Arşiv başvurularını ve fiili geçiş hazırlıklarını tamamlamaları gerekmektedir.
E-Fatura mükelleflerinden gönüllü olarak e-Arşiv Fatura göndermek isteyenler, ve yine gönüllü olarak e-Faturaya geçerek e-Arşiv Fatura düzenlemek isteyenler bu uygulamadan faydalanabilecek.
• E-Arşiv Fatura uygulaması, işletmelere tüm faturalarını elektronik ortamda oluşturup saklayabilme olanağı sunuyor.
• Müşterileri, son kullanıcı ya da e-Faturaya geçmiş bir ticari müşteri olan işletmeler, faturalarını elektronik olarak gönderebiliyorlar.
• E-Arşiv Uygulaması ile işletmeler; işçilik, düzeltme, tasnif ve arşivleme maliyetlerini azaltıyor.
• Kağıt fatura basma ve gönderme maliyeti tamamen ortadan kalkıyor. Fiziki ortamda fatura nüshalarını dosyalamak sona eriyor.
• Muhasebe süreçlerinde hız artıyor, zamandan tasarruf sağlanıyor.
• Bu teknolojik çözümle hata oranı en aza iniyor.
• Her yıl yüzbinlerce ağacın kesilmesi engellenirken, doğayla dost bir teknolojik çözüm sunuyor.
• TÜRKKEP E-Arşiv Fatura hizmeti alan işletmelerin, yazılım ya da donanım maliyetine katlanmalarına gerek kalmıyor. Kurumların kullandığı tüm ERP programları ile kolay entegrasyon yöntemleri sunan TÜRKKEP, tüm elektronik faturalama ve arşivleme süreçlerini yasal olarak geçerli şekilde GİB tarafından onaylanmış, güvenilir veri merkezlerinde arşivliyor.
• Tüketiciler alışveriş yaptıklarında, faturaları cep telefonlarına veya e-posta adreslerine gönderilebiliyor. Söz konusu faturalar yasal geçerli bir belge olarak saklanabiliyor. Aynı zamanda kredi kartı satış bilgileri, e-Arşiv faturası ile eşleştirilebiliyor.
E-Fatura servisinin tamamlayıcısı olan E-Arşiv Fatura uygulamasından faydalanmak isteyen mükelleflerin öncelikle E-Faturaya geçmesi gerekiyor.
Bu mükellefler çözüm, entegrasyon ve sertifikasyon maliyetine katlanmak zorunda kalmadan, GİB tarafından yetkilendirilmiş, kendilerine uygun bir Özel Entegratör ile çalışarak e-Arşiv Fatura hizmeti vermeye başlayabilirler.
Bir başka yöntem olarak da, işletmeler isterlerse, kendi bilgi işlem sistemleri yeterli olduğu takdirde, kendi sistemlerini GİB’in sistemine entegre ederek e-Arşiv Fatura oluşturabiliyorlar. Bu işletmelerin ISO27001, ISO22301, TS13298 belgelerine sahip olmaları, ve GİB’in E-Arşiv Başvuru Kılavuzu’nda yer alan şartları yerine getirmeleri yeterli.
Alıcı firma e-Fatura kullanıcısı ise; kesilen faturalar e-Fatura sistemi üzerinden karşı tarafa iletiliyor.
Alıcı e-Arşiv Faturayı mail olarak kabul etmek istemezse, bu durumda e-Arşiv Faturanın çıktısının muhattaba iletilmesi gerekmektedir.
Fatura son kullanıcıya kesiliyorsa, ilk nüsha kağıda basılıp müşteriye veriliyor. İkinci nüsha da elektronik bir kopya olarak e-Arşiv sistemine gönderiliyor.
Son kullanıcı faturasını e-posta olarak almak istediği takdirde, ilk nüshası e-posta olarak gönderiliyor, ikinci nüshası e-Arşiv sistemine gönderiliyor.
E-Arşiv uygulamasıyla düzenlenen faturanın kağıt çıktısı üzerine kaşe ve imza uygulanması, faturanın, malın teslimi anında düzenlenmesi ve “İrsaliye yerine geçer” ifadesinin yazılması şartıyla teslim edilmesi durumunda, fatura irsaliye yerine geçiyor.
E-Arşiv Fatura uygulamasının en belirgin özelliklerinden biri de dijital faturaların son kullanıcıya da ulaşabiliyor olması.
E-Arşiv fatura mükellefleri, TCKN sahibi tüm bireylere, Kayıtlı E-Posta (KEP) ya da Standart E-Posta (SEP) üzerinden imzalı ve irsaliye yerine geçen bir belge olarak E-Arşiv Faturası gönderilebiliyor.
